Getting Things Done

Getting Things Done, GTD (հայերեն՝ «Ինչպե՞ս ավարտին հասցնել բոլոր գործերը», սակայն ավելի հաճախ և սխալ` «Ինչպես կարգավորել գործերը»), անձնական արդյունավետության բարձրացման եղանակ, որը ստեղծվել և նկարագրվել է Դեյվիդ Ալենի կողմից նույնանուն գրքում։ Առաջին հրատարակությունը լույս է տեսել 2001 թվականին և թարգմանվել 23 լեզուներով։

Getting Things Done անգլ.՝ Getting Things Done
Ենթավերնագիր	The Art of Stress-Free Productivity
Հեղինակ	David Allen?
Տեսակ	գրավոր աշխատություն
Ժանր	productivity?
Թեմա	բիզնես ձեռնարկություն
Բնօրինակ լեզու	անգլերեն
Հրատարակման տարեթիվ	2001
ԳՄՍՀ	0-14-200028-0
OCLC	51540420 և 171053221

«GTD»-ն հիմնված է այն սկզբունքի վրա, ըստ որի՝ մարդը պետք է ազատի իր միտքը ընթացիկ խնդիրներ հիշելուց և այդ խնդիրները արտաքին միջավայր տեղփոխելուց։ Այսպիսով, մարդկային միտքը, ազատվելով արվելիք աշխատանքները հիշելուց, կարող է կենտրոնանալ հենց իր առջև դրված խնդիրների կատարման վրա, որոնք պետք է հստակ սահմանվեն և նախապես ձևակերպվեն («ինչպե՞ս պետք է հաջորդ գործողությունը կատարվի»)։

Տարածվածություն

«Թայմ» ամսագիրը «Getting Things Done»-ն անվանել է «տասնամյակի լավագույն բիզնես գիրք»։ Մեթոդը դրական արձագանքներ է ստացել «The Guardian» օրաթերթում, «BBC News» հեռուստաալիքում, «CNN» հեռուստաընկերությունում և մի շարք այլ հայտնի հրատարակություններում։

GTD մեթոդաբանություն

Ժամանակի կառավարման ընթացքում առաջնահերթությունները սովորաբար կենտրոնական դեր են խաղում։ Ի հակադրություն՝ Ալենն առաջարկել է ևս 2 տարր՝ վերահսկողություն և տեսունակություն։ Դրանց իրականացման համար Ալենն օգտագործել է երեք հիմնական մոդել․

• աշխատանքային գործընթացի կառավարում,
• 6 մակարդակի աշխատանքային վերանայման մոդել,
• պլանավորման բնական մեթոդ։

Առաջին հիմնական մոդելը՝ աշխատանքային գործընթացի կառավարումը, օգտագործվում է բոլոր խնդիրները և հանձնարարությունները վերահսկելու համար։ Աշխատանքային գործընթացի կառավարումը բաղկացած է հինգ փուլից․

1. հավաքում,
2. մշակում,
3. կազմակերպում,
4. ակնարկ,
5. ազդեցություն։

Ալենն օգտագործել է «թռիչքի բարձրություն» անալոգիան, որպեսզի ցույց տա իր երկրորդ գլխավոր՝ 6 մակարդակի աշխատանքային վերանայման մոդելը՝ խնդիրների և հանձնարարությունների հեռանկարը տեսնելու համար։ Ըստ վերընթաց գծի․

1. ընթացիկ գործեր,
2. ընթացիկ ծրագրեր,
3. պարտականությունների շրջանակ,
4. մոտալուտ տարիներ (1-2 տարի),
5. հնգամյա հեռանկար (3-5 տարի),
6. կյանք։

Ալենը խորհուրդ է տվել ամեն շաբաթ վերանայել տարբեր մակարդակները։ Այս ակնարկներից ստացված տեսունակությունը թույլ է տալիս կառավարել անձնական առաջնահերթությունները, որոնք, իրենց հերթին, սահմանում են առաջնահերթությունը տալ նրան, թե արդյոք պետք է կատարել և երբ կատարել կոնկրետ առաջադրանքներ ու հանձնարարություններ, որոնք հավաքվել են աշխատանքային գործընթացի կառավարման ընթացքում։ Շաբաթական վերանայման ընթացքում մարդը վերլուծում է խնդիրների համատեքստերը և դրանք դնում համապատասխան ցուցակներում։ Նմանատիպ առաջադրանքների խմբավորման օրինակները ներառում են անհրաժեշտ հեռախոսազանգերի կամ կենտրոնում կատարվելիք հանձնարարականների ցուցակ։ Համատեքստային ցուցակների ձևավորման կանոնները կարող են սահմանվել գործիքի առկայությամբ կամ անձի/խմբի ներկայությամբ, որի հետ պետք է որևէ բան քննարկել կամ ծանոթանալ։

Ալենը շեշտել է, որ առաջադրանքների և նախագծերի մեծ մասում առաջին երկու մոդելները բավարար են վերահսկողություն և տեսունակություն ձեռք բերելու համար։ Սակայն կան որոշ դեպքեր, որոնք պահանջում են ավելի խորը մտածողություն և խորհրդածություն։ Դրա համար օգտագործվում է երրորդ գլխավոր մոդելը՝ պլանավորման բնական մեթոդը։ Մինչ աշխատանքային գործընթացը կառավարելը կատարվում է «հորիզոնական ֆոկուսավորում»՝ անհատական առաջադրանքների կատարման վրա, պլանավորման բնական եղանակով կատարվում է «ուղղահայաց ֆոկուսավորում»՝ նախագծերի պլանավորման և թեմաների մշակման վրա։ Պլանավորման մոդելը բաղկացած է 5 փուլից․

1. նպատակի և սկզբունքների սահմանում,
2. ցանկալի արդյունքների տեսունակություն,
3. մտագրոհ,
4. կազմակերպում,
5. հաջորդ կոնկրետ գործողության որոշում։

«GTD»-ն հեշտացնում է այս գործընթացը՝ հիմնվելով պահպանման, հետևման և գործի հետ կապված մանրամասն տեղեկությունների օգտագործման վրա։ Ալենի ենթադրությամբ մեր ձախողումներից շատերը պայմանավորված էին ոչ բավարար «նախնական» պլանավորմամբ։ Կարևոր է դա մտածել նախապես՝ ստեղծելով գործողությունների այնպիսի հաջորդականություն, որը կարող է կատարվել առանց պլանավորման վերադարձի։ Ալենը պնդել է, որ մեր բանականության «հիշեցման համակարգը» արդյունավետ չէ և հազվադեպ է հիշեցնում մեզ, թե ինչ է պետք, և ինչ կարող ենք անել տվյալ պահին և տվյալ վայրում։ Հետևաբար տվյալ պահի և տվյալ վայրի հետ կապված «հետևյալ կոնկրետ գործողությունների» մասին տեղեկատվությունը կարող է ծառայել որպես արտաքին աջակցություն, որը երաշխավորում է, որ մենք ճիշտ ժամանակին ճիշտ հիշեցումներ կատարենք։ Քանի որ «GTD»-ն հիմնված է լրացուցիչ գրառումների վարման վրա, այն կարելի է դիտարկել որպես «distributed cognition» (բաշխված ճանաչողության) և «extended mind» (ընդլայնված բանականություն) գիտական տեսությունների իրականացում։

Ալենի «GTD»-ի գրքից համառոտ նկարագրություն՝ «Պատրաստ ցանկացած բանի» (Ready for Anything)․

Նետեք ամեն ինչ ձեր գլխից։ Պահանջվող գործողությունների մասին որոշում կայացրեք, երբ գործը հայտնվում է, այլ ոչ թե այն ժամանակ, երբ այն պահանջում է վթարային ավարտ։ Կազմակերպեք ըստ գրառումների համապատասխան կատեգորիաների՝ հիշեցումներ ձեր նախագծերի և դրանց վրա նախատեսված գործողությունների մասին։ Աջակցեք այս համակարգին, ավելացրեք և վերանայեք այն հաճախ, որպեսզի հետագայում վստահեք նույնիսկ գործողությունների ձեր ինտուիտիվ ընտրությանը (կամ ոչ գործողություն)։

Սկզբունքներ

«GTD»-ի հիմնական սկզբունքները․

Հավաքում

Առանց սթրեսի արդյունավետությունը սկսվում է մտքի բեռնաթափման գործընթացից, որը թղթի կամ այլ կրիչի վրա քիչ թե շատ կարևոր բան ամրագրելն է, այն, ինչ Ալենը անվանել է զամբյուղ՝ ֆիզիկական արկղ՝ հաղորդագրություններ ստանալու համար, էլեկտրոնային փոստարկղ, ձայնագրիչ, նոթբուք, գրպանի համակարգիչ կամ դրանց համադրությունը։ Բոլոր զամբյուղները պետք է դատարկվեն (մշակվեն) առնվազն շաբաթը մեկ անգամ։ Ալենը չի պնդել հավաքագրման որևէ հատուկ մեթոդ, բայց կարևորել է զամբյուղը պարբերաբար վերամշակելու հանգամանքը։ Ցանկացած պահեստային տարածք (ֆիզիկական արկղ, էլեկտրոնային փոստարկղ, գրպանի համակարգիչ և այլն), ընդունելի է, եթե այն պարբերաբար մշակվում է։

Մշակում

Զամբյուղը մշակվում է խստորեն՝ համաձայն հետևյալ ալգորիթմի․

1. Սկսել զամբյուղի վերին տարրից,
2. Միանգամից կատարել մեկ տարր (միևնույն ժամանակ, երբեք չվերադարձնել որևէ բան)
   • Եթե տարրը պահանջում է գործողություն․
     • Անել այդ գործողությունը (եթե դա պահանջում է երկու-հինգ րոպեից ոչ ավելի), կամ
     • Պատվիրակել այն որևէ մեկին կամ
     • Հետաձգել։
   • Եթե տարրը չի պահանջում գործողություն․
     • Թողնել դա տեղեկատվության մեջ կամ
     • Նետել կամ
     • Դնել «մի օր կարող է լինել» ցուցակում։

Եթե գործողությունը պահանջում է ավելի քիչ, քան երկու-հինգ րոպե, դա պետք է արվի անմիջապես։ Երկու րոպեանոց կանոնը պայմանավորված է այն մոտավոր ժամանակով, որն անհրաժեշտ է գործողությունը պաշտոնապես հետաձգելու համար։

Կազմակերպում

Ուշադրության սպասող տարրերի վերահսկողության համար Ալենը խորհուրդ է տվել օգտագործել ցուցակների հավաքածու․

• Հաջորդ գործողությունները․ ուշադրության կարիք ունեցող յուրաքանչյուր տարրի համար որոշել, թե որն է հաջորդ գործողությունը, որը կարող է իրականացվել ֆիզիկապես։ Օրինակ, եթե կա «Գրել նախագծային հաշվետվություն» տարրը, հետևյալ գործողությունը կարող է լինել «Նամակ գրել Միքայելին՝ հանդիպման առաջարկով» կամ «Զանգահարել Մարինեին՝ պարզելու հաշվետվության պահանջները»։ Թեև տարրը կարող է պահանջել բավականին շատ քայլեր և գործողություններ, միշտ կլինի մի բան, որը պետք է արվի առաջին հերթին, և այդ քայլը պետք է նկարագրված լինի հետևյալ գործողությունների ցանկում։ Ցանկալի է, որ այդ քայլերը կազմակերպվեն այն համատեքստում, որտեղ դրանք կարող են կատարվել (օրինակ՝ «գրասենյակում», «հեռախոսով» կամ «խանութում»)։
• Նախագծեր. կյանքի կամ աշխատանքի յուրաքանչյուր բաց ցիկլ, որը նպատակին հասնելու համար պահանջում է մեկից ավելի ֆիզիկական գործողություն, դառնում է նախագիծ։ Ծրագրերը պետք է վերահսկվեն և պարբերաբար վերանայվեն, որպեսզի հավաստիանաք, որ յուրաքանչյուր նախագծի հետ կապված է հետևյալ գործողությունը, և այդպիսով նախագիծը առաջ կգնա։
• Հետաձգված․ երբ որևէ գործողություն նշանակվել է ինչ-որ մեկին, կամ երբ ինչ-որ արտաքին իրադարձություն է սպասվում նախքան նախագիծը խթանելը, համակարգում այն վերահսվում և պարբերաբար պարզվում է` արդյոք գործողությունը պահանջված է, կամ պետք է հիշեցում ուղարկվի, թե ոչ։
• Մի օր/գուցե․ իրեր, որոնք պետք է կատարվեն մի պահի, բայց ոչ հենց հիմա, օրինակ՝ «սովորել չինարեն» կամ «կազմակերպել երեկույթ լողավազանում»։

Օրացույցը կարևոր է հանդիպումների և հանձնարարությունների վերահսկման համար, սակայն Ալենը խորհուրդ է տվել օրացույցն օգտագործել միայն այն բաների համար, որոնք պետք է կատարվեն խիստ կոնկրետ ժամկետում, կամ միայն այն հանդիպումների և հանձնարարությունների համար, որոնք ունեն նախատեսված ժամկետ և վայր։ Իսկ գործերը պետք է արձանագրվեն հաջորդող գործողությունների ցուցակում, այլ ոչ թե օրացույցում։

«GTD»-ի վերջին հիմնական կազմակերպչական բաղադրիչը փաստաթղթերի համակարգն է։ Այն պետք է լինի հեշտ, պարզ և հետաքրքիր։ Նույնիսկ թղթի մեկ թերթիկը, եթե այն անհրաժեշտ է տեղեկատվական օգնության համար, պետք է ստանա իր սեփական թղթապանակը, եթե առկա թղթապանակները չեն համապատասխանում դրան։ Ալենն առաջարկել է միակողմանի, այբբենական կարգով կազմակերպված փաստաթղթերի պահպանման համակարգ, որպեսզի արագ և հեշտությամբ վերականգնվի անհրաժեշտ տեղեկատվությունը։

Ակնարկ

Գործողությունների և հիշեցումների ցանկերը քիչ օգտակար կլինեն, եթե գոնե ամեն օր կամ հնարավորինս հաճախ չվերանայվեն։ Հաշվի առնելով այն ժամանակը, էներգիան և ռեսուրսները, որոնք առկա են տվյալ պահին, պետք է գտնել ամենակարևոր խնդիրը, որը կարող է կատարվել անմիջապես, և կատարել։ Եթե դուք ունեք սովորություն հետաձգելու ձեր գործերը, ամեն ինչ կավարտվի նրանով, որ դուք կկատարեք պարզ առաջադրանքները և կխուսափեք դժվար գործերից։ Այս խնդիրը լուծելու համար դուք կարող եք ցանկից մեկ առ մեկ կատարել գործողությունները։ Դա նույնն է, թե ինչպես է զամբյուղը մշակվում։ «GTD»-ն պահանջում է առնվազն շաբաթական մեկ անգամ վերանայել բոլոր գործողությունները, նախագծերը և «հետաձգված» տարրերը` համոզվելու համար, որ ցանկացած նոր խնդիր կամ առաջիկա իրադարձություն ներկայացված է համակարգում, և որ ամեն ինչ արդիական է։

Ազդեցություն

Ցանկացած կազմակերպչական համակարգ անօգուտ է, եթե այն չափազանց շատ ժամանակ է ծախսում խնդիրները կազմակերպելու համար՝ ֆիզիկապես կատարելու փոխարեն։ Ինչպես պնդել Է Դևիդ Ալենը, եթե նման համակարգը պարզեցվի անհրաժեշտ գործողություններ կատարելու համար, ապա մարդը ավելի քիչ հակված կլինի դրանք հետաձգել կամ «ծանրաբեռնել» ավելի շատ «բաց օղակներով»։

Միջոցներ և հնարներ

43 թղթապանակ

Ալենն առաջարկել է իր փաստաթղթերը կազմել համակարգի անունով՝ «43 թղթապանակ»։ Տասներկու թղթապանակն օգտագործվում է 12 ամսվա համար, իսկ հաջորդ 31 օրերի յուրաքանչյուր օրվա համար օգտագործվում է լրացուցիչ 31 թղթապանակ։ Թղթապանակները կարգավորված են, որպեսզի օգտվողին օգնեն հիշել արվելիք գործողությունները։

Թղթապանակներ և պանակներ

Ալենն իր գրքում նշել է, որ տեղեկատվության, որոնման և կառուցվածքի համար ավելի լավ է օգտագործել թղթապանակները, այսպիսով, մեկ նախագծին վերաբերող բոլոր փաստաթղթերը կլինեն մեկ վայրում։ Սա թույլ է տալիս ավելի արագ գտնել անհրաժեշտ փաստաթղթերը։ Նույնիսկ եթե նախագիծը վերաբերում է միայն մեկ փաստաթղթի, միևնույն է, ավելի լավ է այն տեղադրել թղթապանակում, քանի որ այս թեմայի վերաբերյալ կարող են հայտնվել նոր փաստաթղթեր։

Ծրագրային ապահովում «GTD»-ի համար

Ծրագրային ապահովումը Ալենը համարել է օգտակար և կարևոր բաղադրիչ «GTD»-ի իրականացման համար։ Այն ներառում է թվային ուրվագծման, մտքի փոթորկի և նախագծերի կառավարման ծրագրեր։ Այնուամենայնիվ, 2001 թվականին նա դժգոհել է «նախագծերի կառավարման» համար «լավ գործիքների» ընդհանուր բացակայությունից՝ ենթադրելով, որ «... առաջիկա տարիներին կհայտնվեն ավելի քիչ կառուցվածքային և ավելի ֆունկցիոնալ ծրագրեր, որոնք հիմնված են այն սկզբունքների վրա, որոնց միջոցով մենք մտածում և ծրագրում ենք բնական ձևով»։

Ըստ այդ կանխատեսման՝ «GTD»-ի «վիրտուալ պայթյունը» ավելի ուշ տեղի է ունեցել։ Մինչև 2008 թվականի ապրիլը «GTD» համակարգի հիմնական տարրերն արդեն իսկ աջակցում էին ավելի քան 100 հայտ։ Այս գործիքները ներկայումս տատանվում են պարզ ցուցակի կառավարիչներից մինչև բազմապրոֆիլ վեբ ծառայություններ՝ անվճար և առևտրային, բոլոր հանրաճանաչ պլատֆորմների և սարքերի համար։ Այս ծրագրաշարի մեծ մասը ավտոմատացնում կամ բարելավում է հավաքման, մշակման, կազմակերպման, վերանայման և ազդեցության գործընթացները։

Այսպիսի հավելվածներից են՝ «Zim»-ը՝ «TaskManager» պլագինով, «Things», «Todoist», «The Milk», «OmniFocus», «MyLifeOrganized», «LeaderTask» և «TaskCracker Outlook»։

Տես նաև

• Ժամանակի կառավարում (թայմ-մենեջմենթ)

Գրականություն

• Дэвид Аллен Готовность ко всему: 52 принципа продуктивности для работы и жизни = Ready for Anything: 52 Productivity Principles for Work and Life. — Viking Books, 2003. — ISBN 0-670-03250-6
• Дэвид Аллен Как привести дела в порядок = Getting Things Done. — Penguin Books, 2001. — P. 288. — ISBN 0-14-200028-0
• Слайдкаст от Cartmendum Getting Things Done в слайдах (Первая редакция. Записана на конференции в Киеве в 2010): часть 1, часть 2, часть 3.
• Слайдкаст Cartmendum Getting Things Done в слайдах (Редакция вторая, переосмысленная и расширенная. Записана на конференции в Нижнем Новгороде в 2012): Введение Часть I Часть II Часть III Часть IV
• Дэвид Аллен Как привести дела в порядок = Getting Things Done / пер. с англ. Ю. Константинова. Искусство продуктивности без стресса = The Art of Stress-Free Productivity. — 8-е изд, переработанное. — М.: Манн, Иванов и Фербер, 2015. — 416 с. — (МИФ.Бизнес). — 5000 экз. — ISBN 978-5-00057-691-5

Արտաքին հղումներ

• GTD Times - պաշտոնական բլոգը David Allen & Co.