Գարիկ Մանուկյան

Արտադրության ավտոմատ կառավարման ուղիները

Արտադրության կառավարման ավտոմատացված համակարգերը, բոլորիս հայտնի, ծրագրային փաթեթներն են, ծրագրային ապահովման միջոցներն են և սերվիսները, և, առհասարակ, IT տեխնոլոգիաները, որոնք կիրառվում են որևէ արտադրությունում՝ ամենօրյա աշխատանքը թեթևացնելու կամ կրճատելու նպատակով : Ավտոմատացված կառավարման ցանկացած համակարգ նախատեսում է տվյալների կամ ինֆորմացիայի հավաքագրում, մուտք, տվյալների վերամշակում, հաշվարկների իրականացում այն տեսքով, ծավալով կամ ֆորմատով, որը անհրաժեշտ է ղեկավարությանը կամ ճյուղային մասնագետին հետագա որոշումների կայացման համար: Արտադրության ավտոմատացման համակարգերի օրինակներ են պահեստների ավտոմատ կառավարման համակարգերը, CRM համակարգը, ERP համակարգը և այլն: Օրինակ, եթե CRM համակարգ մուտք արվի պոտենցիալ հաճախորդների և կոնտակտների վերաբերյալ ինֆորմացիան, այնուհետև, եթե նշվի, թե բանակցությունների որ փուլում է դրանցից յուրաքանչյուրը, նաև մուտքագրվի բանակցությունների և գործարքների արդյունքում ստացած ինֆորմացիան, ապա վաճառքի կառավարման համակարգում հնարավոր կլինի անմիջապես ստանալ վաճառքի ձագարը, որը, կուտակելով որոշակի ստատիստիկ տվյալներ, հնարավորություն կտա ղեկավարին՝ կանխատեսում կատարել վաճառքների վերաբերյալ: Վաճաքի ձագարը մուտքագրված տվյալներով արտահայտված՝ առանձնահատուկ հաշվետվության ձև է, որը թույլ է տալիս ինչպես կանխատեսումներ անել, այնպես էլ վերահսկել վաճառքները և վաճառքի մենեջերներին : Ավտոմատացված կառավարման համակարգը այսպես աշխատում է նաև մյուս դեպքերում. Օրինակ, ղեկավարը ցանկացած պահի կարող է ստանալ կազմակերպության իրավիճակի մասին ցանկացած տեղեկություն՝ որքան գումար կա հաշվեհամարներին կամ դրամարկղում, որքան պարտք ունի կազմակերպությունը և որքան են պարտք նրան, որքանով է շահութաբեր այս կամ այն ապրանքատեսակի վաճառքը կամ կատարվող նախագիծը, որքան սառը զանգեր են իրականացրել վաճառքի բաժնի աշխատակիցները, որքանով է արդյունավետ այս կամ այն աշխատակցի վատնած ռեսուրսը և այլն:

  Ավտոմատացված համակարգեր ներդնելիս կամ ընտրելիս՝ արտադրությունները և ղեկավարները պետք է անպայման ուշադրություն դարձնեն ավտոմատացված համակարգի նեղ մասնագիտացմանը կամ ճյուղային լուծումներին և ֆունկցիոնալ հնարավորություններին: Ճյուղային լուծումներ ասելով՝ նկատի ունենք, որ միևնույն CRM-ը կամ ERP համակարգը պետք է տարբերվեն տարբեր արտադրությամբ զբաղվող կազմակերպության լուծումներից: 

Արտադրության կառավարումն առավել արդյունավետ դարձնելու, արտադրական գործընթացների կատարման արդյունավետությունը գնահատելու, ինչպես նաև արտադրության նպատակներին հասնելու կատարողականությունը որոշելու նպատակով ԱՄՆ-ում և եվրոպական երկրների արտադրությունների ամենատարբեր ոլորտներում գործող ընկերություններում արդեն մի քանի տասնամյակ լայնորեն կիրառվում են արդյունավետության գնահատման հատուկ ցուցացանիշների` փոխկապակցված KPI. Key Performance Indicators համակարգեր: Քանի որ տերմինը հետխորհրդային երկրներ ներթափանցել է Արևմուտքից, այն անգլերենից բառացի թարգմանելու դեպքում կստացվի Key- բանալի, հիմնական, առանցքային Performance – կատարողականություն, արդյունավետության, արտադրողականություն Indicators– ցուցանիշներ Թեպետ <<Performance>>-ը նաև կրում է <<կատարողականություն>> և <<արտարողականություն>> իմաստները, սակայն հիմնականում օգտագործվում է <<արդյունավետություն>> եզրույթը:

   KPI արդյունավետության առանցքային ցուցանիշները հզոր գործիք է, որը թույլ է տալիս գնահատել և վերլուծել որև է գործողության արդյունավետությունը ինչպես նաև նշանակված ռազմավարական և օպերոցիոն նպատակին հասնելու մակարդակը: KPI արդյունավետության ցուցանիշները զուգորթելով արտադրության ավտոմատացում իրականացնելուն նաև լայնորեն կիրառվում են ՄՌ HR մարդկային ռեսուրսի կառավարման և CRM հաճախորդների հետ հարաբերություններ արտադրության կառավարման  ոլորտում: KPI ցուցանիշի գրագետ կիրառման դեպքում հնարավոր է ստանալ աշխատակիցների մոտիվացիայի հրաշալի համակարգ:
  Արդյունավետության ցուցանիշների համակարգը կազմակերպությունները ներդնում են, որպեսզի հնարավոր լինի գնահատել ձեռնարկության արդյունքներն ու արտադրողականությունը` ինչպես ընդհանրացված և ամբողջական, այնպես էլ առանձին ստորաբաժանման և աշխատակցի: Այս համակարգը կարող է կիրառվել ցանկացած արտադրական գործունեության և ֆունկցիայի դեպքում, կարելի է գնահատել ֆինանսական և տնտեսական արդյունքները. որևէ ստորաբաժանման աշխատանքի, վաճառքների ծավալի, շահութաբերության, արտադրողականության և այլն:
  KPI-հիմնական արդյունավետության ցուցանիշների մշակման և ներդրման ժամանակ կարևոր է ուշադրություն դարձնել շատ պարզ և կարևոր կանոնի` KPI-ը  գործիք է, որով չափվում է նշանակված նպատակը. եթե դուք մշակել եք այնպիսի ցուցանիշ, որը կապված չէ որևէ նպատակի հետ և չի բխում դրա բովանդակությունից, ապա այդ ցուցանիշը չի կարող անվանվել KPI: Այս ցուցանիշների մեթոդով գործատուն կարող է գնահատել աշխատակիցներին: KPI շատ նման է աշխատանքային պլանին, սակայն մի կարևոր առանձնահատկությամբ՝ աշխատակցի աշխատանային և արտադրողականության  ցուցանիշը պետք անպայման  փոխկապակցված լինի  ընդհանուր կազմակերպության KPI-ին` այնպիսին, ինչպիսիք են եկամուտը, շահույթը այլ տնտեսական ցուցանիշներ: Առանձին աշխատակցի կամ ստորաբաժանման KPI կապվում է ընդհանուր կազմակերպության ցուցանիշներին մի շատ պարզ պատճառով. տարբեր աշխատակիցների գործողությունները որևէ կերպ չպետք է հակասեն այլ ստորաբաժանման արտադրական գործընթացներում ներգրավված աշխատակիցների աշխատանքին` առաջացնելով արհեստական արգելակում ինչպես աշխատակցի պարագայում, այնպես էլ ամբողջ ձեռնարկության:
  Հիմնական կամ առանցքային արդյունավետության ցուցանիշները հնարավորություն են տալիս գնահատել արտադրության իրավիճակը և ռազմավարությունը: KPI առանցքային արդյունավետության ցուցանիշները խմբավորվում են հետևյալ տեսակներով.

• Արդյունքի KPI արդյունավետության ցուցանիշ. ցույց է տալիս քանակական և որակական արդյունքը • Ծախսերի KPI արդյունավետության ցուցանիշ. ցույց է տալիս ծախսված ռեսուրսները • Գործունեության KPI արդյունավետության ցուցանիշ. այն ցուցանիշներն են, որոնք վերաբերում են արտադրական գործընթացների կատարմանը, հնարավորություն են տալիս գնահատել` որքանով է համապատասխանում գործառույթի իրականացումը նախապես մշակված ալգորիթմին • Արտադրողականության KPI արդյունավետության ցուցանիշ. արդյունքի և ժամանակի հարաբերությունով արտահայտվող ածանցյալ ցուցանիշներ • Արդյունավետության կամ էֆեկտիվության KPI արդյունավետության ցուցանիշ. արդյունքի և ծախսված ռեսուրսի հարաբերությունով ստացվող ցուցանիշ:

  KPI արդյունավետության ցուցանիշը  և անձնակազմի մոտիվացիան դարձել են անբաժանելի հասկացություններ: Դա վկայում է, որ արդյունավետության առանցքային ցուցանիշների արտադրության գործիքը անհրաժեշտ է ոչ միայն կազմակերպության ղեկավար անձնակազմին, այլև տարբեր ստորաբաժանումներում ամենատարբեր արտադրական գործառույթներ իրականացնող աշխատակիցներին, որոնք կիրառելով այն, կարող են հեշտությամբ հաշվարկել արդյունքին հասնելու համար անհրաժեշտ քայլերը: 

Շատ կարևոր է, որ Մարդկային ռեսուրսի կառավարարման HR ստորաբաժանումը կենտրոնանա ոչ միայն ընկերության ֆունկցիոնալ փոխհարաբերությունների վրա, այլև կարողանա արագ, որակով և արդյունավետ լուծել իր բոլոր խնդիրները, այն էլ՝ կարճ ժամկետում: Համաձայնենք,որ Մարդկային ռեսուրսի կառավարարման HR ստորաբաժան աշխատակիցը ստիպված է լինում իր ժամանակի մեծ մասը ծախսել այնպիսի ոչ հետաքրքիր պրոցեսների վրա, ինչպիսին են տեղեկատվության ստացումն ու թվայնացումը: Այդ պատճառով ստացվում է, որ աշխատողի ողջ ստեղծագործական պոտենցիալը վատնվում է խճճված աշխատանք կատարելու վրա: Այս խնդրի լուծումներից մեկը մարդկային ռեսուրսների կառավարման համակարգի ավտոմատացումն է: HR Մարդկային ռեսուրսի կառավարարման գործընթացի ավտոմատացումը թույլ է տալիս առավելագույնս խուսափել միապաղաղ աշխատանքից և խնայել սեփական ժամանակը :

Մարդկային ռեսուրսների կառավարման ավտոմատացված համակարգը կամ ՄՌ ստորաբաժանման ավտոմատացումը թույլ է տալիս վերահսկել մոտիվացիոն և ուսուցողական միջոցառումների արդյունավետությունը, հանձնարարականների կատարումը և ճիշտ կառավարել ժամանակը:
  Արդեն այսօր ռուսական յուրաքանչյուր հինգերորդ կազմակերպություն ավտոմատացրել է աշխատողների հաղորդակցման, ուսուցման, աշխատավարձերի հաշվարկման, արձակուրդայինների հաշվարկման, անձնակազմի ընտրության, փաստաթղթաշրջանառության, գնահատման և այլ գործընթացներ, իսկ արևմուտքում գրեթե չկա մի խոշոր ընկերություն, որտեղ այդ պրոցեսները ավտոմատացված չեն խստագույն ձևով:

Global Productivity Report-ի կատարած հետազոտությունների համաձայն, յուրաքանչյուր կազմակերպություն փաստաթղթերի ձևակերպումների և որոշումների կայացման վրա շաբաթական ծախսում է 1.7 օր կամ 3 ամիս մեկ տարվա ընթացքում, իսկ Cedar Crestone-ի տվյալնելով՝ թղթային գործընթացներից ավտոմատացվածի անցումը ապահովում է՝ • նյութական ծախսերի կրճատում 48%-52%-ով, • ժամանակային ծախսերի կրճատում 40%-62%-ով, • աշխատողների բավարարվածության մակարդակի աճ 50%-ով:

  Ընդհանուր առմամբ, աշխատակազմի կառավարման համակարգերը կարելի է դասակարգել հետևյալ կերպ.

Մարդկային ռեսուրսների բազային ֆունկցիաների ավտոմատացում. համակարգեր և ծրագրեր, որոնք, առաջին հերթին, վերաբերում են կադրային գործավարության հարցերին, աշխատաժամանակի հաշվառմանը, աշխատանքային հրամանների, աշխատանքային պայմանագրերի, էլեկտրոնային փաստաթղթերի կազմմանը, աշխատակցի վերաբերյալ տվյալների մշակմանը, պահպանմանը և այլն: Վերլուծություն և հաշվառում.ընդունած մարդկային ռեսուրսի HR որոշումների արդյունավետության վերլուծություն, անհրաժեշտության դեպքում KPI-ի ((Key Performance Indicator) արդյունավետության առանցքային ցուցանիշների որոշակի գործունեության կամ որոշակի նպատակի՝ հաջողության հասնելու ցուցանիշ է) կատարում, որը կարող է անդրադառնալ աշխատավարձի վրա, գնահատել աշխատուժի արտադրողականությունը և կադրերի հոսունությունը, վերահսկել հաճախումները և այլն: Համակարգը նաև հնարավորություն է տալիս հարկ եղած դեպքերում տվյալներն արտահանել excel, կամ ներկայացնել դրանք գրաֆիկների, աղյուսակների կամ տարբեր այլ սխեմաների տեսքով: Փաստաթղթաշրջանառության կառավարում. աշխատանքային պայմանագրերի, աշխատանքային հրամանների, աշխատանքային համաձայնագրերի, աշխատավարձերի հաշվառման տեղեկագրերի, աշխատակցի անձնական թերթիկի կազմման և տարատեսակ այլ պարտադիր հաշվետվությունների ստեղծման հնարավորություն: Ավտոմատացումը նաև թափանցիկության գրավական է: Ղեկավարման գործընթացը բոլոր մակարդակներում թափանցիկ դարձնելու և աշխատակազմի հանդեպ ունեցած մեր վաղվա պահանջները կանխատեսել կարողանալու համար, ընկերություններին անհրաժեշտ են հստակ և հասկանալի ցուցանիշներ, որոնց հիման վրա կարող ենք խրախուսել այս կամ այն աշխատողին և հասկանալ՝ ինչ անել այն աշխատողի հետ, ում օգտակար գործողության գործակիցը ցածր է նորմայից /վերապատրաստել, այլ պաշտոնում աշխատանք առաջարկել, թե՞ հեռացնել/: Այսպիսով, կարելի է ասել, որ HR համակարգի ավտոմատացումը <<շտապ օգնություն>> է ցանկացած կազմակերպության համար: Ճիշտ է, Հայաստանում դեռ նոր է ներդրվում այս համակարգի օգտագործման մշակույթը, սակայն վստահ ենք, որ կարճ ժամանակում շատ կազմակերպություններ կսկսեն գիտակցել դրա անհրաժեշտությունն և առավելությունները:

 Արտադրության ավտոմատացումը, ինչպես նաև արտադրական գործընթացների ավտոմատացումը արդեն վաղուց նորություն չեն: ՀՀ-ում բազմաթիվ կազմակերպություններ արդեն ներդրել են պահեստի և հաշվապահության կառավարման հատուկ ծրագրեր կամ կառավարման համակարգեր: Ակտիվացել է նաև առևտրային ներկայացուցիչների աշխատանքի ավտոմատացման մոբայլ հավելվածների օգտագործումը, որոնց միջոցով վաճառքի գործակալները անմիջապես տեղում ձևակերպում են գնորդների պատվերները և ուղարկում գրասենյակ: Սակայն, ցավոք, հաճախորդների հետ հարաբերությունները նույնիսկ խոշոր ընկերություններում իրականացվում են առանց ավտոմատացված CRM համակարգերի ներդրման:
Բազմաթիվ բիզնես խորհրդատուների հորդորները և բազմաքանակ հրապարակված նյութերը վկայում են, որ հաճախորդների հետ հարաբերությունների կառավարումը և CRM տեխնոլոգիաները հաջողակ արտադրության գրավական են, և այն, որ միլիոնավոր ընկերություններ, ներդնելով CRM ծրագրեր, ավտոմատացրել են հաճախորդների սպասարկման և վաճառքի գործընթացներն ու խնայել միլիոնավոր դոլարներ: Նաև դժվար է անտեսել այն ցավալի վիճակագրությունը, որ CRM համակարգերի ներդրման նախագծերի 60%-ը չեն արդարացնում ներդրումները և ահռելի ֆինանսական ու մարդկային ռեսուրսներ վատնվում են ապարդյուն :
Յուրաքանչյուր արտադրություն առանձնահատուկ է իր ոլորտով, ներքին արտադրական գործընթացներով և յուրահատուկ արտադրական պրոցեսներով: CRM համակարգ ընտրելիս անհրաժեշտ է հաշվի առնել այն, որ ընտրված համակարգի ֆունկցիոնալը լիարժեք համապատասխանի այն ներքին գործառույթներին, որոնք առավելապես արտահայտված են տվյալ արտադրությունում: Այսպես օրինակ, եթե ձեր հաճախորդները հաճախակի են զանգահարում, ապա անհրաժեշտ կլինի հաշվառել հեռախոսազանգերը, ինչպես նաև իրականացնել CRM-ի ինտեգրացիա IPPBX հեռախոսակայանի հետ՝ Oktell, Asterisk: Պակաս կարևոր չեն նաև CRM համակարգի API ինտեգրացիաների առկայությունը այլ պատրաստի լուծումների հետ՝ SMS, Email, Dropbox, ինչպես նաև web – կայքի, հաշվապահական, պահեստի և այլ կառավարման համակարգերի հետ: CRM համակարգը պետք է կարողանա ապահովել հաճախորդի հետ վաճառքի և սպասարկման բիզնես գործընթացների ցիկլի ամբողջականությունը, կառավարել հայտերը,  հանձնարարականներն  ու փաստաթղթերը, ինչպես նաև իրականացնել վաճառքի պլանավորում և վաճառքի կառավարում՝ վաճառքի ձագարի միջոցով: Նաև անհրաժեշտ է ուշադրություն դարձնել լոկալիզացիայի, նախնական տվյալների իմպորտացման և օգտագործողների ճկուն սահմանափակումների հնարավորությունների առկայության հարցերի վրա:

Նույնիսկ եթե CRM ավտոմատացված համակարգի ֆունկցիոնալ հնարավորությունները բավարար են, անհրաժեշտ է զգոն լինել նաև գնի հաշվարկման ժամանակ: Շուկայում առկա են բազմաթիվ տարբերակներ, որոնց դեպքում արժեքը հաշվարկվում է տարբեր եղանակներով. գնի գոյացում ըստ օգտագործողների քանակի, ամսական օգտագործման, սպասարկման համար, առանձին վճարներ տեղայնացման և հարմարեցման, ներդրման խորհրդատվության համար և այլն: Բազմաթիվ դեպքերում CRM վաճառող ընկերությունները խուսափում են գնի լիարժեք ներկայացումից՝ նախապես գիտակցելով ռիսկերի և դրա գնի ավելացման մասին, կամ, երբ դա արվում է ոչ միտումնավոր՝ ուղղակի անփորձության հետևանքով :

CRM համակարգի ներդրումը առավել արդյունավետ իրականացնելու համար անհրաժեշտ է զերծ մնալ շտապողականությունից, <<ամեն ինչ միանգամից>> մոտեցումը խիստ կվնասի և կառաջացնի կոնֆլիկտային իրավիճակներ, ինչպես արտադրական գործընթացների տեսակետից, այնպես էլ՝ վերջիններս իրականացնող աշխատակիցների և նույնիսկ հաճախորդների հետ հարաբերություններում: Նման բարդ համակարգերի ներդրումը անհրաժեշտ է  իրականացնել միայն փուլային ու որոշակի հաջորդական քայլերով, որոնցից են՝

• ստեղծել դետալավորված տեխնիկական առաջադրանք, • ուսումնասիրել և հավաքագրել տվյալ արտադրությունում առկա յուրահատուկ տվյալաները, • նկարագրել կազմակերպություններում առկա արտադրական գործընթացները, • իրականացնել արտադրական գործընթացների ավտոմատացում, • իրականացնել ծրագրային փոփոխություններ, իրականացնել ինտեգրացում առկա հնարավոր այլ համակարգերի հետ, • իրականացնել լոկալիզացիա անհրաժեշտության դեպքում, • իրականացնել աշխատակիցների խմբերի ձևավորում, տվյալների սահմանափակումների և օգտագործողների թույլատվությունների կարգավորում, • տարբեր համակարգերում և աղբյուրներում առկա նախնական առկա տվյալների հետազոտություն, դասակարգում և ներբեռնում, • տվյալների շտկում/օրինակ հաշվապահական համակարգերում գնորդի հասցեն լավագույն դեպքում գրված է մեկ տողի տեսքով, անհրաժեշտ կլինի դասկարգել հետևյալ չափորոշիչների՝ երկիր, մարզ, քաղաք, համայնք, փողոց, շենք, տուն/, • օգտագործողների համար ֆունկցիոնալ և գաղափարական թրեյնինգների իրականացում, • նախնական թողարկում, • վերջնական շտկումների և կարգաբերումների իրականացում: